Un hábito es una acción que hacemos de forma deliberada y que llegado el momento la hacemos de manera instintiva, dedicando energía mental a otras tareas. Si queremos ser eficientes, nuestros hábitos deben proteger los momentos en los que somos más productivos.
1. Divide tu día de trabajo en periodos de 50 minutos que dedicarás exclusivamente a un proyecto y que pasado el momento dedicarás a otro diferente, serás más productivo, ya que si dejas una tarea principal para atender el buzón de correo, perderás 15 minutos en volver a concentrarte.
2. Antes de una reunión con tu equipo, obligas a todo el mundo a que te envíe por escrito que va a tratar durante la reunión, lo unes y lo reenvías a los participantes de ésta, llegado el momento de reunirse, todos saben en qué va a consistir, de manera que no se pierde el tiempo explicándolo todo desde cero.
3. Cuando estés saturado, no puedas más y la agenda te lo permita, escápate durante 30 minutos o una hora, para conectar con calma con tu motivación y tu energía vital, de manera que vuelves con las pilas cargadas. Pues es cierto que un emprendedor tiene que estar conectado 24 horas al día, pero ir tirando y estar bajo de energía no es bueno, ya que se lo transmites al equipo y a la clientela.
4. Concentra las llamadas en un único día de la semana y el resto de días podrás dedicarlos a tareas más productivas.
5. Contacta con los clientes por la mañana, a primera hora, por dos motivos: para que acabado el día tengas la sensación de haber conseguido un posible cliente y para que seas asunto prioritario en las tareas del día de tu cliente.
6. Empieza el día antes que el horario estándar, ya que existe una ética laboral de no molestar antes de las 9:00 de la mañana, empieza tu jornada antes de lo habitual y ganarás tiempo sin interrupciones y buena concentración, siempre con un buen check-list que te ayude a ganar concentración y enfoque.
7. Desplázate en transporte público, de esa manera puedes aprovechar el viaje de ida y el de vuelta para gestionar e-mails, acabar de preparar reuniones o simplemente relajarte cuando lo necesites.
8. Utiliza la regla de los 2 minutos, si te surge una tarea que sabes que eres capaz de solventar en menos de 2 minutos y que no se pueda delegar, hazla inmediatamente, ya que sino tardas más en apuntarla en la agenda, planificarla y demás.
9. Distingue grados de urgencia:
– Las que te van a llevar bastante tiempo, intenta hacerlas en las que sepas que no te van a molestar.
– Las que hace tiempo que están pendientes.
– Las lleven menos de 5-10 minutos, hazlas inmediatamente no merece la pena perder el tiempo en planificarlas.
10. Decide cuando respondes, olvídate de la inmediatez, puedes habilitar un mensaje automático en tu mail que avise de que responderás cuando puedas y que si es realmente urgente que te llamen. La gente respetará tu tiempo.
11. Lee los e-mails por la mañana, a primera hora y por la noche, para que no te interrumpan constantemente y para que no introduzcan tareas a resolver y te centres en aquellas que estas trabajando.
12. Evita que te pongan en copia, para poder reducir el tiempo que dedicas a leer correos, explica a tu equipo que resuma en el asunto lo más importante.
13. Habitúate a escribir tus ideas primero a mano, te ayudará a asentar las ideas, y a evolucionar tu pensamiento.
14. Cuélgalas en post-its de colores (un color por departamento) de manera desordenada, de esta forma, cuando te fijas en un post-it para desarrollarlo, siempre tienes en su órbita ideas de otros temas que pueden crear sinergias que, a priori, tu mente no había enlazado.
15. Activa el modo «No molestar» para que no te interrumpan, es mejor devolver la llamada que cogerla y perder el control, rompiendo la organización de tareas que estabas realizando.
16. Afila tu herramienta de trabajo, si tu trabajo se basa en tu ordenador, mejora en todo lo relacionado con él, es increíble el número de pequeñas acciones que hacemos a diario y que podríamos hacer más rápido de otro modo.
17. Utiliza la regla de las 24 horas del buen comercial, no debes tardar más de 24 horas, después de una reunión comercial, para agradecer por e-mail la reunión, enviar la propuesta económica y añadirle en Linkedin como nuevo contacto.
18. Deja reposar una decisión importante durante 24 horas, si después de ese tiempo sigues pensando lo mismo, no hay tiempo que perder para ponerlo en marcha. De esta forma evitarás cometer errores de bulto y tomar decisiones en caliente.
19. Trabaja desde un lugar distinto, es una manera de salir de la rutina y fomentar la creatividad.
20. Aprende a decir NO, cuando sabes de antemano que algo no te va a encajar en la agenda o será un esfuerzo muy grande que no te compensa, di que no.
21. Responde como se merece, estamos acostumbrados a responder de manera rápida e inmediata y sin controlar las formas, así que si tienes que redactar un correo formal, márcalo, planifícalo y y respóndelo a la última hora del día.
22. Dedica un día a las trincheras, debes convertir en hábito realizar atención al cliente, ver el trabajo del equipo e incluso probar tus propios productos o servicios como cliente para detectar aquello que no funciona.
23. Intercambia tareas entre distintos perfiles, esto permite aportar ideas nuevas a diferentes temas y poner en crisis el trabajo del otro. Es importante tener un sentido crítico que ayude a la mejora de la idea de negocio, además hay perfiles muy creativos que tienen formas distintas de ver la vida y afrontar los problemas y eso hay que aprovecharlo.
24. Lleva a cabo la reunión de los 3 minutos. Cada miembro del equipo debe llevar una gestión de sus tareas, pero para que todos los miembros del equipo sepan que está haciendo cada uno debe haber una reunión semanal en la que cada miembro tiene 3 minutos para contar que ha hecho esta semana y que hará en la próxima, si alguien quiere más información puede reunirse con esa persona acabada la reunión. Esto sirve para que ellos vean si están cumpliendo los objetivos que se plantean y para pedir ayuda si se estancan en alguna tarea.
25. Pon hora de entrada y salida a las reuniones, pasarse de la hora penaliza, así podrás organizarte y ser específico.
26. Investiga a tus interlocutores en redes, esto te ayudará a negociar.
27. Mantén tu curiosidad a raya durante las horas de trabajo, si encuentras algo interesante apúntalo para cuando estes tranquilo en casa o hayas acabado todas tus tareas.
No se trata de trabajar más horas, sino de que las que trabajas sean más productivas